Functional Areas And Business Processes

 MUFIDA KHAIRANI,.S.T.,M.KOM

Functional Areas And Business Processes

1. Sebelum mempelajari EIS / EntIS lebih lanjut, hal yang harus

diketahui terlebih dahulu adalah bagaimana sebuah bisnis bekerja.

2. Dimulai dengan melihat area bisnis operasinya.

3. Area ini biasa disebut dengan functional areas of operation atau

area operasi yang fungsional / area fungsional.

4. Sebagian besar perusahaan memiliki 4 bidang operasi fungsional

utama, yaitu :

1. Marketing and Sales (M/S)

2. Supply Chain Management (SCM)

3. Accounting and Finance (A/F)

4. Human Resources (HR)

Area Fungsional

1. Marketing and Sales (M/S)

A. Fungsi Pemasaran dan Penjualan meliputi pengembangan produk,

penentuan harga, mempromosikan produk ke pelanggan, dan

menerima pesananpelanggan.

B. Pemasaran dan Penjualan juga membantu membuat perkiraan

penjualan untuk memastikankeberhasilan pengoperasianbisnis.

C. Dari area fungsional ini dapat di analisis catatan penjualan untuk

melihat tren dan produk apa yang diminati oleh konsumen.

D. Di area ini juga diputuskan akan menjual produk seperti apa, dengan

melihat berapa biaya untuk memproduksiproduk tersebut.

Area Fungsional

2. Supply Chain Management (SCM)

A. Fungsi Manajemen Rantai Persediaan / Manajemen Ratai Nilai

meliputi pengembangan produksi rencana, memesan bahan baku

dari pemasok, menerima bahan baku ke fasilitas, produk

manufaktur, pemeliharaan fasilitas, dan pengiriman produk ke

pelanggan.

B. Pada area ini produksi direncanakan, sehingga bahan baku selalu

tersedia bila dibutuhkan tanpa harus kelebihan dan terbuang.

C. Perencanaan ini memerlukan perkiraan penjualan dari area

fungsional Pemasaran dan Penjualan.

Area Fungsional

3. Accounting and Finance (A/F)

A. Fungsi Akuntansi dan Keuangan meliputi pencatatan data mentah

(tentang transaksi penjualan), pembelian bahan baku, penggajian,

dan penerimaan uang tunai daripelanggan.

B. Area ini juga terdapat informasi ringkasan data operasional

dalam laporan manajerial, dan juga bertanggung jawab atas

tugas seperti mengendalikan akun, perencanaan dan

penganggaran, dan pengelolaan arus kas.

Area Fungsional

4. Human Resources (HR)

A. Fungsi Sumber Daya Manusia ini mencangkup karyawan untuk

menunjang aktivitas bisnis.

B. Area fungsional ini meliputi kegiatan perekrutan, pelatihan,

pengevaluasiandan pemberian kompensasi kepadakaryawan.

Studi Kasus Area Fungsional

Coffe Shop (Kedai Kopi)

1. Marketing and Sales (M/S)  Siapa penikmat (pembeli) kopi,

jenis kopi apa yang paling disukai (yangbanyak dipesan), dll.

2. Supply Chain Management (SCM)  Proses pembuatan kopi

(manufaktur atau produksi), bahan baku kopi yang digunakan,

persediaan kopi (stok kopi selalu tersedia dan tidak ada kopi yang

terbuang), dan lain-lain.

3. Accounting and Finance (A/F)  Profitabilitas kedai kopi dan

untuk mendukungnya pengambilan keputusan (membiayai pembelian

peralatan baru, seperti mesin kopi tambahan).

4. Human Resources (HR)  Karyawan kedai kopi, jumlah karyawan,

gaji karyawan, dan lain-lain.

Area Fungsional

Functional Area of Operation  

  Business Function

Marketing and Sales

* Memasarkan produk

* Mengambil pesananpenjualan

* Dukungan pelanggan

* Pengelolaan hubungan pelanggan

* Ramalan penjualan

* Pengiklanan

Suplly Chain Management

* Pembelian barang dan bahan baku

* Menerima barang dan bahanbaku

* Transportasi dan logistik

* Penjadwalan produksi yang berlangsung

* Barang manufaktur

* Perawatan bangunan

Accounting and Finance

* Akuntansi keuangan

* Alokasi dan pengendalian biaya

* Perencanaan dan penganggaran

* Pengelolaan cashflow

Human Resource

* Merekrut danmempekerjakan

* Pelatihan

* Penggajian

* Keuntungan

* Kepatuhan terhadap aturan pemerintah

  

Business Processes

Proses Bisnis

* Business Processes atau Proses Bisnis  Kumpulan aktivitas

yang membutuhkan satu atau lebih jenis input dan menciptakan

output yang bernilai bagi pelanggan.

 Pelanggan dalam proses bisnis terdiri atas :

 - Pelanggan Eksternal, merupakan orang yang membeli barang jadi atau produk.

 - Pelanggan Internal, merupakan rekan dari departemen lain

   (misalnya apa yang dijual oleh Dept. Pemasaran dan Penjualan terkait dengan yang dibelioleh Dept. SCM).

Proses Bisnis

Konsep proses bisnis dapat dijabarkan seperti berikut ini : (Studi Kasus : Bisnis Smartphone)

Input 

* request to purchase smartphone

* Financial help of purchase

* Full Filment Of Order

* Technical Support

Functional Area Resposible For Input

* Marketing and Sales

* Accounting and Finance

* Supply Chain Management

* Marketing and sales

Process 

* Sales Order

* Arranging Financing in House

* Shipping and Delivery

* 24 Hour Help line Available

Output

* Order is Generated

* Custemer Finances Trought The Smartphone Company

* Custumer Receivers Smartphone

* Custumer's Technical Query is Resolved

 

Proses Bisnis

Input

* Permintaan untuk membeli smartphone

* Bantuan keuangan untuk pembelian

* Pemenuhan pesanan

* Dukungan teknis

Fungsional Area Resposible for input

* Marketing and Sales

* Accounting and Finance

* Supply Chain Management

* Marketing and Sales

Process

* Pemesanan Penjualan

* Pengaturan Pembiayaan di rumah (bayar dirumah)

* Pengiriman dan Pengaturan

* Tersedianya Layanan 24 Jam

Output

* Pesanan Dihasilkan

* Pembiayaanpelanggan melalui smartphone (onkir gratis atau diskon)

* Pelanggan menerima smartphone

* Permintaan teknik pelanggan teratasi

Proses Bisnis

* Bisnis mengambil masukan (sumber daya) berupa bahan, manusia, dan

peralatan, Dan mengubah input ini menjadi barang dan jasa bagi

pelanggan.

* Pengelolaan secara efektif masukan dan proses bisnis ini memerlukan

informasi yang akurat dan mutakhir. Seperti misalnya, staf penjualan

mengambil pesanan pelanggan, dan jadwal produksi karyawan pembuatan

produk. Karyawan logistik menjadwalkan dan melaksanakan pengiriman

produk. Jika bahan baku dibutuhkan untuk membuat produk, maka

permintaan produksi tersebut akan dibeli oleh staf, kemudian logistik

akan menerima bahan mentah material nya, kemudian melakukan

verifikasi penerimaannya ke akunting sehingga vendor bisa dibayar,

dan mengantarkan barang untuk di produksi, kemudian akuntansi

menyimpan catatan transaksi yang tersebut.

Fungsi Bisnis Vs Proses Bisnis

* Studi Kasus = Ponsel pelangganrusak saat pengiriman.

  Karena hanya satu area fungsional yang terlibat dalam

menerima pengembalian barang yang rusak, tanda terima

kembalinya adalah fungsi bisnis secara khusus, ini adalah bagian

dari hubungan pelanggan dengan fungsi Pemasaran dan Penjualan.

  Karena beberapa area fungsional Terlibat dalam perbaikan dan

pengembalian ponsel kembali ke pelanggan, penanganannya dari

perbaikan adalah proses bisnis.

  Jadi, dalam contoh ini, pelanggan sedang berhadapan dengan

banyak area fungsional perusahaan dalam proses pembelian dan

perolehan sebuah smartphone 

Keuntungan Pengelolaan Proses Bisnis yang Didukung SIE

* Dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.

* Mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi.

* Mampu melakukan pengukuran disetiap perubahan kondisi perusahaan.

* Mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber daya dan menekan biaya pemakaian serendah mungkin.

* Dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian.

* Dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional.

* Mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin.

* Dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.