OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN

        Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak 

menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis 

khususnya komputer.

        Otomatisasi  perkantoran  mencakup  semua  sistem  elektronik  formal  dan  informal  yang 

terutama  berkaitan  dengan  komunikasi  informal  dari  orang-orang  didalam  maupun  diluar 

perusahaan.  Sistem  Elektronik  Formal  dimaksudkan  sebagai  kegiatan  perkantoran  yang 

dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan sistem formal untuk 

memenuhi  kebutuhan  organisasi.  Misalnya  untuk  pengelolaan  informasi  yang  didistribusikan  ke 

manajer berupa laporan-laporan periodic maupun laporan khusus. Sistem Elektronik informal berarti 

sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini 

diterapkan  saat  diperlukan  oleh  perorangan  untuk  memenuhi  keperluannya  sendiri.  Misalnya 

melakukan  konsultasi  atau  diskusi  dengan  pengambil  keputusan  lainnya.  Sistem  informal  dalam 

otomatisasi  perkantoran  menjadikan  ciri  tersendiri  dalam  penggunaan  komputer  dalam 

perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. 

Otomatisasi  perkantoran  tidak  hanya  melayani  orang-orang  didalam  perusahaan,  akan  tetapi  juga 

dengan orang lain diluar lingkungan perusahaan. 

        Dalam gambar model otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada 

aliran komunikasi  dan  informasi.  Pengertian  data  sendiri  adalah  penggambaran  dari  segala  

sesuatu  dari sebuah  kenyataan  maupun  kejadian.  Melalui  proses  pengolahan  data,  sebuah  data  

menjadi  lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi 

adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih. 

        Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke 

otomatisasi. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana 

menuju aplikasi yang terencana dan terpadu. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan  

pengiriman informasi.     

        Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang 

lebih baik.  Otomatisasi  kantor  sebagai  pelengkap  bagi  metode  komunikasi  tradisional bukan 

sebagai pengganti.