Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1. Aplikasi Pengolah kata (Word Processing)

Aplikasi pengolah kata adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengolah kata. Aplikasi 

ini merupakan salah satu program yang paling dibutuhkan dan banyak  digunakan di berbagai bidang 

kehidupan seperti di bidang pendidikan, social dan ekonomi, keuangan, pemerintahan, kesehatan dan 

lain-lain. Ciri khas perangkat lunak pengolah kata secara umum adalah mengolah mulai dari karakter, 

kata,  kalimat,  yang  akhirnya  membentuk  suatu  paragraph,  sekumpulan  paragraph  membentuk  satu 

halaman, dan kumpulan halaman membentuk sebuah naskah yang dalam hal ini disebut sebagai file 

atau dokumen. Kemampuan utama perangkat lunak pengolah kata meliputi penulisan, pembentukan 

(formatting) penambahan, penghapusan, penyimpanan, dan pencetakan.

Jenis-jenis aplikasi pengolah kata (word processing) yaitu :

a)  Microsoft Word

Microsoft  Word  atau  Microsoft  Office  Word  adalah  perangkat  lunak  pengolah  kata  (word 

processor) andalan Microsoft. Microsoft Word (MS Word) merupakan program pengolah kata 

yang saat ini paling banyak digunakan dibandingkan yang lainnya. Microsoft Word memiliki 

berbagai fasilitas yang tersedia, kemudahan dalam menggunakan, tampilan yang menarik, dan 

lain sebagainya. Microsoft Word merupakan bagian dari program Microsoft Office. Pertama 

diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian 

dikembangkan  untuk  berbagai  sistem  operasi,  misalnya  DOS  (1983),  Apple  Macintosh 

(1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989).

b)  WordStar 

Sajian  WordStar  yang  sederhana  dengan  menggunakan  system  operasi  DOS.  Program  ini 

dijalankan  dengan  menggunakan  perintah  bertitik  (dot  command).  Pada  awal  tahun  80-an 

hingga  awal  tahun  90-an,  WordStar  sempat  menjadi  program  pengolah  kata  yang  banyak 

digunakan.

c)  WordPerfect

WordPerfect merupakan program pengolah kata yang secara umum bekerja dibawah kendali 

system  operasi  DOS.  Namun  dalam  perkembangannya  dapat  difungsikan  dengan  system 

operasi  windows.  Di  era  tahun  80-an  pengguna  program  cukup  banyak  digunakan,  namun 

seiring  dengan  perkembangan  teknologi  penggunaan  program  ini  mulai  diambil  perannya 

oleh Microsoft Office.

d)  NotePad

NotePad  adalah  aplikasi  pengolah  kata  bawaan  sistem  operasi  Windows.  Jadi  setiap 

menginstal Windows NotePad biasanya otomatis akan ter-instal. NotePad merupakan editor 

teks yang sederhana, NotePad biasanya digunakan oleh pembuat program untuk menuliskan 

kode program atau merubah konfigurasi contohnya untuk merubah HTML.

e)  WordPad

WordPad  sendiri  merupakan  aplikasi  pengolah  kata  bawaan  dari  sistem  operasi  Windows. 

Walaupun  bawaan  dari  Windows,  WordPad  mempunyai  fitur  yang  lebih  lengkap  dari 

saudaranya  yaitu  NotePad  karena  WordPad  mempunyai  kemampuan  menyisipkan  tanggal, 

2. Electronik Mail

obyek, memformat tulisan, meratakan paragraf, memasukan bullet dan mengatur tabs sebuah 

tulisan. Untuk menjalankan WordPad hampir sama dengan NotePad.

f)  Star Office Writer

Star  Office  Writer  adalah  program  aplikasi  pengolah  kata  yang  hampir  mirip  dengan 

Microsoft  Office  perbedaannya  hanya  terletak  pada  extensinya  saja.  Jika  MS  Word 

menggunakan  extensi  .doc  maka  Star  Office  Writer  menggunakan  extensi  .odt  namun  bisa 

diganti  menjadi  .doc.  Star  Office  mengkombinasikan  fungsi  pengolah  kata,  HTML  editing, 

spreadsheet,  desain  grafik,  presentasi,  e-mail,  news  reader,  penjadwalan  atau  agenda  dan 

database.  Star  Office  dapat  dijalankan  pada  sistem  operasi  berbasis  Windows  dan  Mac  OS 

(Apple).

g)   Open Office Writer

Aplikasi pengolah kata ini merupakan sebuah aplikasi seperti MS Word bedanya Open Office 

dikembangkan  dengan  lisensi  GPL(General  Public  Lisensi).  Sehingga  program  ini  bebas 

didistribusikan secara gratis. Fitur yang terdapat dalam Open Office Writer antara lain: Tabel 

dalam Open Office Writer dapat melakukan kalkulasi formula (menjumlah antar  cell). Open 

Office  memiliki  fasilitas  bawaan  "export  as  PDF"  sehingga  tidak  perlu  membeli  Adobe 

Acrobat  untuk  membuat  file  ber  extensi  .pdf.  Open  Office  Writer  juga  dilengkapi  Style, 

header, footer, numbering fami naik merge seperti yang dimilik Microsoft Word.

h)  AbiWord

Sama  seperti  Open  Office,  Abiword  merupakan  aplikasi  yang  berlisensi  GPL  dan 

dikembangkan  oleh  komunitas  OpenSource.  Program  ini  bisa  kita  dapatkan  secara  gratis 

dengan  mendownload  dari  situs  resminya  di  www.abiword.org  secara  gratis.  Abiword 

mempunyai ukuran kecil yaitu sekitar 5 MB.

i)  KWord

Aplikasi  ini  menggunakan  lisensi  GPL  dan  dikembangkan  oleh  KDE  (K  Desktop 

Environment)  yang  merupakan  lingkup  desktop  yang  sering  digunakan  di  sistem  operasi 

berbasis  Linux.  Aplikasi  pengolah  kata  ini  dapat  digunakan  pada  sistem  operasi  Windows, 

Linux,  dan  Mac  OS.  KOffice  juga  menyediakan  aplikasi  pengolah  kata  yakni  KWord, 

KSpread untuk spreadsheetr, KPresenter untuk presentasi, KChart untuk chart dan KFormula 

untuk formula editor.

j)  Atlantis Word Processor

Atlantis Word Processor merupakan salah satu aplikasi pengolah kata dan memiliki tampilan 

hampir mirip seperti MS Word. Atlantis mendukung format-format extensi seperti Document 

(doc), Rich Text Format (RTF), Encrypted Document (COD), dan format text standar (txt).

k)  Chi Writer

Chi  Writer  adalah  program  pengolah  kata  yang  cukup  bisa  diandalkan  untuk  pengetikan 

bidang teknik, matematika, dan fisika. Mampu untuk memperlebar lavar sampai 254 kolom 

dan tersediannya fasilitas untuk mengatur warna tampilan pada layar monitor EGA dan VGA. 

Kelemahan  software  ini  adalah  memiliki  tampilan  yang  kurang  menarik  dan  editor  lebih 

berorientasi pada aspek kecepatan dan interaktif mengedit,bukan pada tampilan visual hasil.

        Electronic  mail  yang  dikenal  dengan  e-mail  adalah  penggunaan  jaringan  komputer  yang 

memungkinkan  pemakai  untuk  mengirim,  menyimpan  dan  menerima  pesan  dengan  

menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. 

a)  Metode pengiriman

    Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mailclient. Surat elektronik 

    yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan.

b)  Cara membaca surat elektronik

    Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang 

    memakai koneksi  ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik 

    gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

c)  Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik, yaitu :

        (1)  Dengan  cara  menggunakan  'browser',  seperti  Internet  Explorer  atau  Mozilla  Firefox. 

        Metode  ini  disebut  sebagai  web-based,  artinya  kita  menggunakan  media  web  sebagai 

        perantara  ke  kotak  surat  elektronik.  Contoh:  Yahoo!  Mail  dan  Gmail.  Untuk 

        menggunakannya,  pengguna  haruslah  dalam  keadaan  online.  Layanan  surat  elektronik 

        berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.

        (2)  Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, 

        Outlook  Express,  Windows  Mail,  Mozilla  Thunderbird,  Mutt.  Dengan  menggunakan 

        program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. 

        Keuntungannya  adalah  dapat  membaca  surat  elektronik  tanpa  perlu  terhubung  secara 

        terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan 

        secara  bersama-sama  sekaligus.  Kelebihan  yang  lainnya  adalah  perangkat  lunak  ini 

        menyediakan  fungsi-fungsi  penyuntingan  dan  pembacaan  email  secara  offline.  Dengan 

        demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

d)  Etika penggunaan surat elektronik

      Etika  dalam  surat  elektronik  sama  dengan  etika  dalam  menulis  surat  biasa.  Ada  surat 

      elektronik yang isinya formal ada yang informal.

      Beberapa poin penting:

        (1) Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih 

        dari  512  kB).  Tidak  semua  orang  mempunyai  akses  Internet  yang  cepat,  dan  ada 

        kemungkinan  lampiran  tersebut  melebihi  kapasitas  surat  elektronik  penerima,  sehingga 

        akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia 

        surat  elektronik  juga  menerapkan  batasan  tentang  jumlah,  jenis,  dan  ukuran  surat 

        elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,

        (2)   Jangan  mengirim  lanjut  (forward)  surat  elektronik  tanpa  berpikir  kegunaan  bagi  orang 

        yang ditujurektorat Pembinaa

        (3) Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.

        (4) Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau 

        gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:

              Dalam  menjawab  surat  elektronik  orang  lain,  kutip  bagian  yang  kita  tanggapi 

            saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu /jatah akses penerima,

              Dalam  mengutip tulisan orang  ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin 

            dan rujuk ke tulisan aslinya.

        (5) Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.

        (6)   Gunakan  kata-kata  dengan  santun.  Adakalanya  sesuatu  yang  kita  tulis  akan  terkesan 

        berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

3. Voice Mail

Voice-mail  (juga dikenal sebagai  pesan suara  atau  bank suara)  adalah sistem berbasis komputer 

yang memungkinkan  pengguna  dan  pelanggan  untuk  bertukar  pesan  suara  pribadi,  untuk  

memilih  dan memberikan  informasi  suara,  dan  untuk  memproses  transaksi  yang  berhubungan  

dengan  individu, organisasi,  produk  dan  jasa,  menggunakan  telepon  biasa.  Cara  kerja  Voice  

Mail  seperti  mesin penjawab  telepon (answering  machine),  namun  isi  rekaman  suara  Anda  dan  

pesan  penelepon tidak berada pada ponsel Anda tetapi disimpan di mesin operator yang dinamakan  

Voice Mail Box  (Kotak Surat  Suara).  Kapasitas  Voice  Mail  –  yang  meliputi jumlah  dan  durasi  

(lamanya)  pesan  serta  lama penyimpanan – tidak selalu sama untuk setiap operator.

4. Electronic Calendaring

Electronic   calendaring  adalah  penggunaan  jaringan  komputer  untuk  menyimpan  dan  memanggil 

acara  yang  telah  ditetapkan  oleh  manajer.  Electronic  calendaring  bersifat  khusus  diantara  

aplikasi otomatisasi  kantor  karena  ia  hanya  menyusun  terjadinya  komunikasi  bukan  

mengkomunikasikan informasi.  Kalender  elektronik  sangat  bermanfaat  bagi  manajer  tingkat  atas  

yang  memiliki  jadwal pertemuan sangat padat. Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan 

pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, dan menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal 

keyboard. Kita dapat mengakses  kalender  manajer  lain  selain  kalender  kita.  Jika  kita  ingin  

menjadwalkan  suatu  rapat, perangkat  lunak  kalender  elektronik  dapat  membuat  komputer  

memeriksa  kalender-kalender  lain untuk memilih waktu yang tepat untuk bersama. Jika kita ingin 

pergi menemui seseorang, kita dapat memeriksa kalendernya terlebih dahulu untuk menentukan apakah 

orang tersebut ada.

5.Audio Conferencing

    Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio 

diantara  orang-orang  yang  tersebar  secara  geografis  untuk  tujuan  melakukan  konferensi.  Audio 

conferencing adalah aplikasi otomatisasi kantor pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya 

memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6. Video Conferencing

Video conferencing adalah metode cara berkomunikasi dengan dua orang atau lebih orang di lokasi 

yang berbeda dengan  menggunakan video dan audio melalui internet. Setiap pengguna komputer/user 

menggunakan bandwidth, mikrofon, webcam, dan koneksi internet untuk berpartisipasi 

Computer  conferencing  adalah  penggunaan  jaringan  komputer,  sehingga  member 

kemampuan  seseorang  untuk  melakukan  pertukaran  informasi  selama  proses  terjadinya 

konferensi.  Aplikasi  ini  hampir  sama  dengan  electronic  mail,  karena  kedua  aplikasi  ini 

menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah „teleconferencing‟ digunakan untuk 

menjelaskanketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi

7.Computer conferencing

Computer  conferencing  adalah  penggunaan  jaringan  komputer,  sehingga  member  kemampuan  

seseorang  untuk  melakukan  pertukaran  informasi  selama  proses  terjadinya konferensi.  Aplikasi  

ini  hampir  sama  dengan  electronic  mail,  karena  kedua  aplikasi  ini menggunakan hardware dan 

software yang sama. Istilah „teleconferencing‟ digunakan untuk menjelaskanketiga bentuk alat 

elektronik untuk konferensi

8.Facsimilie transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang 

dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau

copy  di  ujung  yang  lain.  Fax  sangat  mudah  diimplementasikan  dan  dioperasikan.  Jalur 

teleponnsuara  dapat  berfungsi  sebagai  channel-nya  dan  pengoperasiann  peralatannya  tidak 

lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9.  Video Text

Videotext  adalah  penggunaan  komputer  untuk  tujuan  memberikan  tampilan  materi  tekstual 

pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam 

penyimpanan sekunder pada komputer

10.   Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus 

menyimpannya  dalam  file  agar  informasi  dapat  dipanggil  atau  didapatkan  kembali  jika 

diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan

11. Dekstop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama 

dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer 

dengan  layar  crt  yang  beresolusi  tinggi,  printer  laser,  software  desktop  publishing. 

Penggunaan  desktop  publishing  sebagai  alat  pemecahan  masalah  meliputi  aplikasi 

administrasi  dan  teknis.  Penampilan  dokumen  iklan  yang  profesional  dan  menarik  akan 

memberikan komunikasi yang efektif